La facturation est une étape clé dans le processus commercial d’une entreprise, notamment pour les prestataires de services. La loi encadre les informations à fournir sur ces documents pour garantir la transparence et la traçabilité entre les parties prenantes, et éviter tout litige éventuel. Quelles sont donc les informations obligatoires que doit contenir une facture de prestation de services ? Voici un panorama complet à destination des professionnels.
1. La législation encadrant la facturation des prestations
Dans le cadre de l’exercice d’activités professionnelles, il est impératif de respecter certaines règles concernant la présentation et les mentions à intégrer dans ce document comptable par excellence qu’est la facture. Ces obligations s’appliquent non seulement aux entreprises mais également aux travailleurs indépendants, professions libérales ou micro-entrepreneurs. Voici quelques textes de référence applicables en matière de facturation des prestations de services :
- le Code du Commerce
- le Code Général des Impôts (CGI)
- les articles L441-9 et suivants du Code de Commerce régissant les relations inter-entreprises en termes de facturation
Les sanctions en cas de non-respect des règles de facturation
Lorsque les règles établies ne sont pas respectées, des sanctions peuvent être appliquées. Elles vont d’une simple amende administrative de 15 € par mention manquante ou inexacte sur les factures jusqu’à des poursuites pénales en cas de fraude fiscale.
2. Les informations obligatoires à indiquer sur une facture de prestation de services
Pour être conforme à la législation en vigueur, une facture de prestation de services doit contenir les informations suivantes :
- Nom et coordonnées complètes de l’émetteur (le prestataire), incluant son adresse postale, téléphone et éventuellement sa forme juridique ainsi que le montant du capital social pour les sociétés.
- Numéro d’identification au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou Répertoire des Métiers (RM) si cela est applicable dans votre pays.
- Le numéro SIRET ou SIREN permettant d’identifier l’entreprise auprès des organismes publics et sociaux.
- Nom et coordonnées complètes du destinataire (le client), avec les mêmes éléments que pour l’émetteur.
- Date d’émission de la facture.
- Numéro unique de la facture, selon une séquence chronologique et continue sans possibilité de rupture ni répétition.
- Désignation précise des prestations fournies, accompagnée d’une référence ou d’un numéro si cela s’avère pertinent.
- La date de la prestation ou la période couverte par celle-ci pour les services exécutés sur une durée déterminée.
- Le prix unitaire des prestations hors taxes (HT) et le total à payer HT, avec un découpage éventuel en fonction du type de prestation : main-d’œuvre, frais, location de matériel…
- Les éventuelles remises ou ristournes accordées au client, exprimées en pourcentage et/ou en valeur monétaire.
- Le taux de TVA applicable et le montant correspondant, pour chacun des taux en vigueur concernant les prestations fournies.
- Le total TTC à régler par le client, additionnant ainsi les différentes sommes évoquées précédemment.
- Les modalités de règlement prévues (espèces, chèque, virement…) et les coordonnées bancaires du prestataire si celles-ci ne figurent pas sur un autre support.
- Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, mentionnées explicitement et en toutes lettres.
- Les pénalités de retard et indemnités en cas de non-paiement à l’échéance convenue, calculées selon un taux fixé par avance et faisant référence à la législation en vigueur.
Informations facultatives ou spécifiques à certaines situations
D’autres éléments peuvent être ajoutés sur une facture de prestation de services en fonction des besoins du prestataire et/ou du client, sans que cela ne soit imposé par la loi :
- Le numéro de téléphone et l’adresse e-mail du contact référent chez le prestataire et/ou le client.
- L’état d’avancement du paiement dans le cas où celui-ci serait réalisé selon un échéancier prédéfini.
- Les conditions particulières relatives aux garanties offertes sur la prestation ou les matériaux utilisés pour son exécution.
- Les clauses contractuelles propres aux parties ayant un impact sur les modalités de facturation (délais supplémentaires, révision des prix…).
Il est essentiel de vous assurer que votre facture comporte bien toutes ces informations obligatoires avant de l’émettre afin de vous conformer aux législations en vigueur et garantir la bonne gestion de votre entreprise ou activité professionnelle.